職場で常に頼りにされている人、評価が高い人、皆からの信頼が厚い人っていますよね。
そんな仕事の出来る人が無意識にやっていることとは何でしょうか？
実は意外とシンプルなんです。
ただ、そのシンプルな事を出来ている人って意外と少ないんですよね。
だからこそ、明日からこれを実践するだけであなたも仕事が出来る人の仲間入りです！
それでは早速見ていきましょう。
気持ちのいい挨拶をする
はい、ストップ。
今、舐めるなよって思いました？
全く舐めていません。
挨拶が出来ていない人、本当に多いです。むしろ殆ど出来てないと言っても過言ではありません。
あなたは上司や同僚、部下に挨拶をする時、今やっている業務を一瞬止めて彼らの方に体を向け、顔を見ながら挨拶出来ていますか？
出来ていないですよね。そういうことです。
自分の業務をしながら、相手の顔も見らずに聞こえるか聞こえないかの声でする挨拶は挨拶とは呼べません。
挨拶というのは行動としては小さなことです。
ただ一日に何回挨拶をしているでしょうか？
「おはようございます」「お疲れ様です」「お先に失礼します」ｘ会う人 と考えるとすごい数ですよね。
もし２０人に１日会うのであれば「おはようございます」だけで２0回言っていることになります。
小さなことだけれど、一つの言動で与える印象というのは意外と大きいものです。
私は人事部にいるのですが、やはり評価されている人間は気持ちのいい挨拶をしています。基本を押えているのです。
挨拶くらいで自分の印象や評価が少しでも変わるのなら安いものです。
上司や会社内部の人だけでなく、取引先やクライアント、お客様に与える印象を変えてさらに仕事の出来る人を目指しましょう。
継続することでそれが習慣化されるので、それまでは意識してやっていきましょう。
レスポンスが早い
会社では各々使っているツールがあると思います。
それがメールであったり、SlackやTeams等のコミュニケーションアプリであったり、電話や社用スマホであったり。
それらに会社の上司や別部署から依頼の連絡や相談の連絡が入った時、どれくらいのスピードで反応していますか？
外部の方から急遽依頼変更やアポイントメントの相談が入った時、返答までにどれくらいの時間をかけていますか？
仕事の出来る人は誰もがこのレスポンスが早いです。
何故か？
①レスポンスが早い・対応速度を早くすることで相手からの信頼が得られることを分かっている
②メールやチャットが埋もれないように、電話やアプリの通知に気づけるように意識して仕事をしている
私は一日200件ほどのメールを処理しますが、入社してすぐの頃はすぐ50件のメールを溜めていました。
業務のスピードが速い中、他のチャットや投稿が動き続ける中、メールなんか見る暇ないしどのタイミングで見たらいいんだよっって思っていました笑
ただ、２か月後には10件も溜めることがなくなりました。
今では他の人の権限も持っているためプラス100件くらいのメールを受信しますが、それでも多くても20件までしか溜めることがありません。
それによって何が変わったか。
頼りにされるようになりました。
「何かあったらMarinaさんが拾ってくれるだろう」、「いつも迅速な対応ありがとうございます」と日々言われるようになりました。
私は頭が良くないので①を理解していたわけではありません。
ただただ必死で、１か月かけて②を徹底して意識してやり続けたことで変わることが出来ました。
あなたが今レスポンスに１時間かけているなら45分➡30分と少しずつ短くしていきましょう。
もし10分かかっているなら5分➡3分と短縮してみましょう。
意識すれば必ず変わります。
報連相をかかさない
はい、これも基本中の基本です。分かっています。
誰もが社会人１年目の時から、幾度となく聞いてきました。
ただ、これが出来ていなくて緊急対応やクレーム対応、大幅な修正等をしている場面を見たことはありませんか？もしくは経験しませんでしたか？
報連相（報告・連絡・相談）が出来ていない人は何故これが大切か、欠かせないかを理解出来ていません。
報連相が出来ない人は相手の立場になって考えること、相手への気遣いが足りないのです。
例えば、あなたが財布を無くしたとします。無くした翌日に財布がなくなったことに気づき、前日に行ったお店に連絡をしました。
数時間後、まだ連絡がありません。
が、気になりますよね？どれだけ探しても見つからなかった自分の財布が今どこで何しているのか気になりますよね？
連絡をした夜に再度お店に電話をしました。そうすると、あなたの財布が見つかったと言われました。
え？いつ見つかったの？どこにあったの？中に何が入ってる（残ってる）？
あなたが何か上司やお客様（取引先）から依頼をされた、仕事を任された。
任せた人はその仕事の行方が気になっています。どのくらい進んでいて、どこか不明点がないか、あなたがどこをゴールとしているのか気になっています。
もしかするとあなたの認識と依頼元の認識が違っていて、そのすり合わせから必要かもしれません。
せっかく進めた仕事も認識自体が異なっていた場合、初めからやり直しになるかもしれません。
だからこそ報連相が大事なのです。
せっかく任せてもらえた仕事をスムーズに進めるために、また仕事を任せたいと思ってもらえるように報連相を徹底しましょう！
NOと言える
仕事において「NOと言える」ということはどういうことでしょうか？
それは仕事を断ることが出来るということです。
「あれやっといて」「これ任せてもいい？」「この業務お願い出来るかな？」
今ある業務に加え、上司や同僚、別部署から上記のように別の依頼をされました。
実際、あなたの業務量はパンパンです。
こんな時、あなたは一言返事で「わかりました」「はい、大丈夫です」「いいですよ、やります」と言っていませんか？
それ、NGです。
仕事の出来る人は自分のキャパシティーを超えた時、「出来ないです」「ごめんなさい、無理です」と言うことが出来るのです。
では、なぜ「NO」と言える人が仕事が出来る人なのでしょうか？
それは、自分の業務量を理解し、自分のキャパシティーを理解し、依頼元が求めているものを今の状況では提供出来ないと理解しているからです。
上司や同僚、別部署の人があなたの業務状況や今抱えている業務量を完全に分かっているかといったらそうではないですよね。
だからこそ、伝えないと分からないのです。
あなたが「出来る」と言ったら、相手は「あ、出来るんだ」「大丈夫なんだ」と思います。
でも「出来る」と言った後に、「実は無理だった」となった場合、相手からすると「出来るって言ったじゃん」となるわけです。
あなたがプライベートでご飯の予約をしました。
お店からは「今一席空いているので大丈夫です」と言われ10分後に向かったところ、「先ほど新規のお客様が来たので埋まっちゃいました」と言われました。
埋まっちゃいました？あなたが入れたんだよね？予約出来ると言ったよね？
まあ、実際にはこんなことあまりないと思いますが笑
でも出来ると言ったのに出来ないと分かった時の相手側の気持ち、分かりますよね。
特に責任感の強い人は何でも仕事を受け入れたくなります。
そしてその気持ちすごく分かります。何故なら私もそうだったからです。
でも、自分のキャパを超えた状態で仕事を受け入れて自分を苦しめて、相手にも期待されていた結果を提供出来ないとなればいいことなんて無いんです。
「今は難しいです」「ごめんなさい、今手一杯で」「うわーー今ちょうど〇〇抱えてて出来そうにない！」
って言っていいんです。大丈夫です。
むしろ、上司は「仕事を断ることが出来る人」を評価します。
何故なら、自分の状況・業務量によって仕事を受け入れるか断るかの判断が出来る人、と評価するからです。先を見れる人だからです。
それでも「NO」と言うのが怖い人、一度同期で試してみてください。
相手の反応・返事、意外とあっさりしてます笑
あ、断っていいんだって気づけます。
相手はあなたが出来るか出来ないか分からないから、聞いているだけなので無理なら無理って断っていいんです。
上司も「あ、そっかOK」「じゃあ、他の人に頼むわ」ってなります。本当に。笑
仕事を断る、NOと言える人となって、もっと自分を高めていきましょう！
相手を気遣える
人間関係において、相手への気遣いって大事ですよね。
これは、仕事においても同じことが言えます。
そしてこれが出来る人は、相手からの印象や評価がかなり上がります。
何故かというと、相手への気遣いが出来ている社会人って意外と少ないんです。
では具体的に仕事で相手を気遣うとはどういうことでしょうか？
差し入れをする？辛そうな人に声をかける？
それも優しい心配りですが、もっと毎日の実務の根本で意識することが必要なものになります。
相手の時間を必要以上に奪わない
例えば、上司と面談をするとして、相手のカレンダーは見えるものとします。
そんな時に、「面談の時間を入れたいんですけど、いつが空いてますか？」と質問したとします。
これ、どこが論外か分かりますでしょうか？
まず、「カレンダーを見れるのに予定を聞いている」というのが無駄です。
そして「いつが空いていますか」ではなく、具体的にどこの週の何時から何時で空いているのかを聞きましょう。
必ず、自分で確認出来るものは確認した上で相手に投げかけましょう。
これは質問においてもそうです。分からないと思ったものをすぐ訊くのではなく、自分で調べた上でもなお分からなかった時に聞きましょう。
上司だけでなく同僚へ相談・質問する時は相手の時間を奪っているということを認識して相談することが大事です。
その認識が相手への気遣いに繋がります。
相手が何を知りたいか考える
日常会話でもそうですが、プレゼンをする時にすごく面白い人や質問をしなくともすごく分かりやすい人っていますよね。
これは、その人が相手が何をしりたいかという気遣いが出来る人だからです。
言いたいことだけを言うのではなく、相手が知りたいことを想像して話すのですが、ここで使えるのが５W１Hです。
自分が今伝えようとしていること、説明しようとしていること、報連相しようとしていることを５W1Hに当てはめると自分も説明しやすいですし、相手も気になったことを何度も質問しなくて済みます。
また、以下も一緒に覚えておきましょう。
お願いをするとき：「何をしてほしいのか」を先に伝え、状況や経緯・背景をその後に伝える
相談をするとき：結論を先に伝えて、自分の考察も交えながら判断を仰ぐ
出来るだけ簡潔に話し、相手の時間・自分の時間に配慮出来る人になりましょう。
以上を意識して行うだけで必ずあなたのプロフェッショナリズムも変わりますし相手からの印象も変わります。
一緒に頑張っていきましょう！